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Wichtiger Hinweis: Dieses Dokument ist eine Höflichkeitsübersetzung. Nur die englische Fassung, abrufbar unter whisperit.ai/legal/terms, ist massgebend und hat im Falle von Abweichungen Vorrang.

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Whisperit SA

Version vom 15.01.2026

Durch die Unterzeichnung eines Angebots oder eines Vertrags mit Whisperit SA, durch die Erstellung eines Kontos oder durch das Ausfüllen des Registrierungsformulars auf der Website des Anbieters oder durch den Zugriff auf, die Anmeldung bei oder die Nutzung der Whisperit-Plattform in irgendeiner Form (im Folgenden die „Software") geht der Kunde (im Folgenden der „Kunde") einen Vertrag mit Whisperit SA (im Folgenden der „Anbieter") ein und akzeptiert diese Allgemeinen Geschäftsbedingungen (im Folgenden die „Allgemeinen Bedingungen" oder „AGB") vollständig.

Der Anbieter behält sich das Recht vor, die AGB jederzeit zu ändern. Die geänderten Bedingungen treten mit ihrer Veröffentlichung auf der Website des Anbieters in Kraft. Änderungen werden dem Kunden rechtzeitig im Voraus mitgeteilt (mindestens 30 Tage im Voraus für erhebliche Änderungen in Bezug auf Datenschutz, Sicherheit oder Unterauftragsverarbeiter; mindestens 14 Tage im Voraus für andere Änderungen) durch ein angemessenes Mittel (z. B. in einem Informationsschreiben, per E-Mail oder auf der Rechnung). Führen die Änderungen zu zusätzlichen erheblichen Verpflichtungen für den Kunden oder zur erheblichen Einschränkung seiner Rechte, oder betreffen sie Aspekte der Vertraulichkeit und des Datenschutzes oder die Hinzufügung neuer Unterauftragsverarbeiter, kann der Kunde den Vertrag zum Zeitpunkt des Inkrafttretens der Änderungen kündigen. Ohne schriftliche Mitteilung des Kunden an den Anbieter gelten die Änderungen als angenommen. Die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Kunden finden keine Anwendung, auch wenn der Kunde sich auf diese beruft (z. B. in Auftragsbestätigungen).

1. Gegenstand des Vertrags (Software as a Service „SaaS")

1.1 - Definition der Software

Der Anbieter ist der Entwickler und alleinige Inhaber der Rechte an der Online-Software Whisperit (im Folgenden „Software" genannt). Die Software enthält verschiedene Datenschutzstufen, die in der Produkt- und Preispräsentation aufgelistet sind. In dieser Hinsicht wird auf die beigefügte Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) verwiesen, die einen integralen Bestandteil des Vertrags bildet. Der Kunde kann die für ihn geeignete Sicherheitsstufe wählen.

Der Anbieter nutzt technische Dienstleister, deren vollständige Liste auf der speziellen Seite der Website des Anbieters (Unterauftragsverarbeiter) verfügbar und regelmässig aktualisiert wird. Diese Liste gibt für jeden Anbieter an: Standort, Art der Dienstleistung und geltende Garantien.

Individuelle Zusätze von Funktionen für Kunden sind grundsätzlich ausgeschlossen oder erfordern eine separate schriftliche Vereinbarung. Mit der Unterzeichnung des Lizenzvertrags oder durch das Ausfüllen des Registrierungsformulars zur Bestellung von Whisperit erklärt der Kunde, dass er die Funktionen und die Sicherheitsstufe des gewählten Angebots genau kennt. Die Software wird dem Kunden in Form von Software as a Service („SaaS") zur Verfügung gestellt.

1.2 - Leistungsbeschreibung

Die Software bietet einen sicheren Collaborative Workspace, unterstützt durch künstliche Intelligenz, bestimmt für Fachleute, der es ermöglicht, Entwürfe zu erstellen, Analysen durchzuführen und zu recherchieren sowie in Echtzeit zusammenzuarbeiten (insbesondere durch Diktat/Transkription, Fallanalyse und Recherche).

1.3 - Ausschlüsse und Unterstützung

Die Bereitstellung der Software beinhaltet keine spezifischen Anfragen und Änderungen durch den Kunden, noch die Durchführung technischer Anpassungen am Kundenkonto. Support-Stunden können im Vertrag enthalten sein, um die spezifischen Anforderungen des Kunden zu erfüllen. Wenn die vereinbarten Support-Stunden verbraucht sind oder für weitere Arbeiten, wird der Anbieter den Kunden informieren und behält sich das Recht vor, solche Arbeiten zusätzlich zu den im Vertrag vereinbarten Sätzen in Rechnung zu stellen.

1.4 - Verpflichtung des Kunden

Der Kunde erklärt sich verpflichtet, die Software online zu nutzen, d. h. auf seiner eigenen Computerausrüstung unter Verwendung seiner eigenen Browser-Software über eine an seinen Räumlichkeiten verfügbare Internetverbindung, und zahlt monatlich oder jährlich im Voraus für die Nutzung der Software gemäss Vertrag oder Registrierungsformular auf der Website.

1.5 - Technische Infrastruktur

Die Funktionen, Rechenkapazität und Speicherplatz („Dienstleistungen") der Software des Anbieters werden dem Kunden gemäss den Spezifikationen (wie in der beigefügten Produkt-/Preisliste angegeben) zur Verfügung gestellt. Diese Bereitstellung erfolgt über vom Anbieter gemietete Server zur Nutzung gemäss den Nutzungsrichtlinien und vereinbarten Sicherheitsstufen.

1.6 - Softwareentwicklung

Der Anbieter entwickelt die Software kontinuierlich nach eigenem Ermessen weiter und verbessert sie durch Updates. Die derzeit enthaltenen Funktionen sind auf der Website des Anbieters veröffentlicht. Der Anbieter ist berechtigt, die Funktionen jederzeit anzupassen, zu erweitern oder zu begrenzen, um den Qualitätsstandard zu gewährleisten, aber auch je nach technischen oder wirtschaftlichen Entwicklungen. Der Anbieter verpflichtet sich, die Entwicklung der KI-Regulierung und zukünftiger Schweizer Vorschriften zu verfolgen und die Software entsprechend anzupassen. Der Anbieter führt eine aktive Regulierungsbeobachtung bezüglich der Schweizer Bundesgesetzgebung zu künstlicher Intelligenz, der Empfehlungen des Eidgenössischen Datenschutz- und Informationskommissars (EDÖB), der Europäischen KI-Verordnung (Verordnung 2024/1689) und der Richtlinien der Europäischen Kommission zu KI durch.

2. Nutzungsrechte

2.1 - Nutzungslizenz

Für die auf den Servern des Anbieters in Form von SaaS zur Verfügung gestellte Software wird dem Kunden das nicht ausschliessliche, auf die Dauer des Vertrags begrenzte und nicht auf Dritte übertragbare Recht gewährt, die von ihm gewählten und bezahlten Funktionen und Benutzerlizenzen gemäss den Nutzungsrichtlinien zu nutzen. Lizenzen werden einzeln und namentlich vergeben. Jeder Benutzer verfügt über eine eigene Lizenz, um eine optimale und konforme Nutzung der Software zu gewährleisten. Die gemeinsame Nutzung von Lizenzen durch mehrere Personen ist nicht zulässig und wird entsprechend in Rechnung gestellt.

2.2 - Einschränkung der Rechte

Der Kunde geniesst keine anderen Rechte über die Software oder gegenüber dem Anbieter. Insbesondere kann der Kunde keinen Anspruch auf die Lieferung von Kopien der Software oder ihres Quellcodes in irgendeiner Form geltend machen.

2.3 - Spezifische Entwicklungen

Der Kunde hat die Möglichkeit, ein Angebot für die Entwicklung spezifischer Funktionalitäten anzufordern. Diese zusätzlichen Dienstleistungen können Integrationen (oder Schnittstellen) mit Softwaredienstleistungen von Drittanbietern beinhalten. Wenn die Nutzung eines zusätzlichen Dienstes Zugangsrechte erfordert, akzeptiert der Kunde durch die Bestellung des zusätzlichen Dienstes, alle erforderlichen Zugangsrechte zu gewähren, um den Austausch erforderlicher Informationen zu ermöglichen. Der Kunde akzeptiert ferner die AGB von Drittanbietern mit der Bestellung.

3. Datenspeicherung

3.1 - Speicherplatz

Der Anbieter stellt dem Kunden auf einem Server einen definierten Speicherplatz zur Speicherung seiner Daten zur Verfügung. Der Anbieter kann den definierten Speicherplatz begrenzen. Wenn der Speicherplatz zur Speicherung von Daten nicht ausreicht, verpflichtet sich der Anbieter, den Kunden rechtzeitig zu informieren.

3.2 - Datenzugriff

Der Anbieter bemüht sich, dem Kunden den Zugriff auf die gespeicherten Daten im Internet basierend auf technischen Möglichkeiten zu ermöglichen.

3.3 - Dateneinfuhr

Der Anbieter kann Daten in der Software im Namen des Kunden einfügen und speichern. Der Umfang der Dateneinfuhr-Dienstleistungen und die damit verbundenen Kosten für den Kunden sind in einem separaten, beigefügten Dokument aufgeführt. Mit der Annahme dieser Allgemeinen Bedingungen bestätigt der Kunde den Wert eines solchen Dokuments.

3.4 - Sicherheitsmassnahmen

Der Anbieter ist verpflichtet, angemessene und zumutbare Sicherheitsmassnahmen gegen Datenverlust und gegen unbefugte Zugriffe durch Dritte zu treffen. Der Anbieter führt daher regelmässig Sicherungen durch und überprüft, dass die Daten des Kunden keine Schadsoftware (Viren) enthalten.

3.5 - Katastrophenwiederherstellungsplan

Der Anbieter setzt Massnahmen entsprechend dem Stand der Technik um (replizierte Sicherungen, regelmässige Wiederherstellungstests und formalisierte Wiederherstellungsverfahren), um den Zugriff auf Daten und die Software bei einem grösseren Zwischenfall oder einer Katastrophe (z. B. Hardwareausfall, Unverfügbarkeit des Rechenzentrums) schnell wiederherzustellen.

3.6 - Verbot der Bereitstellung für Dritte

Der Kunde ist nicht berechtigt, den Speicherplatz Dritten zur Verfügung zu stellen, weder gegen Gebühr noch kostenlos.

3.7 - Rechtswidrige Inhalte

Der Kunde erklärt sich verpflichtet, keine Inhalte zu speichern, deren Bereitstellung, Veröffentlichung und Nutzung gegen geltendes Recht verstossen würde (Datenschutzgesetz, Strafgesetzbuch, Urheberrecht usw.). Der Kunde muss die Rechte an allen gespeicherten Daten innehaben oder zumindest die Zustimmung des Rechteinhabers haben. Die Daten müssen wahrheitsgemäss sein und dürfen nicht zu Täuschungszwecken verwendet werden.

3.8 - Technische Protokolle und KI-Nichtschulung

Der Anbieter kann gelegentlich und in begrenztem Umfang Dienstleistungen von Drittanbietern (insbesondere LangSmith, gehostet in der Europäischen Union) nutzen, um technische Protokolle im Zusammenhang mit der Nutzung der Software zu erfassen und zu analysieren. Diese Verarbeitungsvorgänge dienen ausschliesslich dem Zweck des Debugging, der Leistungsüberwachung und der kontinuierlichen Verbesserung der Software.

Die Daten des Kunden werden unter keinen Umständen für die Schulung, Feinabstimmung oder Verbesserung von Modellen der künstlichen Intelligenz verwendet, weder durch den Anbieter noch durch seine Unterauftragsverarbeiter. Dieses Verbot gilt für alle technischen Dienstleister, die auf der speziellen Seite der Website des Anbieters aufgelistet sind.

Die in diesen Protokollen möglicherweise enthaltenen Daten werden nur zu diesem Zweck verwendet, werden nicht über die notwendige Dauer hinaus aufbewahrt und unterliegen nicht der Verarbeitung zur Schulung von KI-Modellen.

Für Schweizer Kunden, die dem Berufsgeheimnis unterliegen: Auf schriftlichen Antrag an privacy@whisperit.ai kann der Kunde die Deaktivierung von Überwachungsdiensten durch Drittanbieter für sein Konto anfordern. In diesem Fall können technischer Support und Diagnosefähigkeiten reduziert sein.

Bezüglich der Nutzung von Unterauftragsverarbeitern im Allgemeinen wird auf Artikel 8.7 unten verwiesen.

3.9 - Rechte an gespeicherten Daten

Der Kunde allein hält Rechte an seinen gespeicherten Daten. Der Kunde kann vom Anbieter verlangen, dass alle oder einen Teil der vorhandenen Daten während der Vertragsdauer kostenlos erstattet. Der Anbieter wird die Daten in einem oder mehreren der folgenden Formate zur Wahl des Kunden verfügbar machen: JSON (JavaScript Object Notation), CSV (Comma-Separated Values) für tabellarische Daten, PDF für Dokumente oder ursprüngliches natives Format, sofern verfügbar. Der Anbieter stellt technische Dokumentation bereit, die das Schema der exportierten Daten beschreibt. Der Kunde hat ein unbedingtes Recht auf Zugriff auf seine gespeicherten Daten, vorbehaltlich nur einer eventuellen Unfähigkeit des Anbieters, auf die Daten selbst zuzugreifen oder dem Kunden Zugriff darauf zu gewähren, sofern diese Unfähigkeit jedoch nicht aus einem Verstoss des Anbieters gegen die im Vertrag gegebenen Garantien resultiert.

3.10 - Erstattung nach Beendigung

Nach der Kündigung hat der Kunde das Recht, die Erstattung von Daten für einen Zeitraum von drei Monaten anzufordern (ab dem Kündigungsdatum). Der Anbieter ist berechtigt, die Daten des Kunden nach diesem Zeitraum zu löschen.

3.11 - Datenlöschung

Auf schriftlichen Antrag des Kunden wird der Anbieter ohne unangemessene Verzögerung die Löschung der Daten des Kunden, die in der Software gehostet werden, durchführen, vorbehaltlich rechtlicher Aufbewahrungspflichten. Der Anbieter wird auch seine relevanten Unterauftragsverarbeiter benachrichtigen, damit diese eine entsprechende Löschung durchführen.

4. Unterstützung und Kundendienst

4.1 - Beantwortung von Anfragen

Der Anbieter antwortet auf schriftliche und telefonische Anfragen von Kunden während der auf der Website whisperit.ai veröffentlichten Geschäftszeiten und so schnell wie möglich nach dem Eingang jeder Nachricht.

4.2 - Antwortzeiten

Antworten werden so schnell wie möglich gegeben. Der Anbieter behält sich das Recht vor, die verschiedenen Anfragen nach Priorität zu klassifizieren.

5. Verfügbarkeit

5.1 - Allgemeine Verfügbarkeit

Die Software und die Daten des Kunden sind grundsätzlich montags bis sonntags, 24 Stunden am Tag verfügbar. Der Anbieter bemüht sich nach Möglichkeit, eine kontinuierliche Verfügbarkeit zu gewährleisten, insbesondere während des festgelegten Zeitraums von Montag bis Freitag, 9:00 bis 17:00 Uhr. Der Anbieter behält sich jedoch das Recht vor, bestimmte Server zu Wartungszwecken herunterfahren und die Verfügbarkeit der gesamten oder eines Teils der Software vorübergehend einzuschränken. Mit Ausnahme von IT-Problemen wird jede Einschränkung der Softwarenutzung im Voraus ankündigt.

5.2 - Service Level Agreement (SLA)

Der Anbieter verpflichtet sich, eine monatliche Verfügbarkeit der Software von mindestens 99,5 % zu gewährleisten, berechnet wie folgt:

Verfügbarkeit (%) = ((Gesamtminuten im Monat - Minuten der Unverfügbarkeit) / Gesamtminuten im Monat) × 100

Von der Berechnung der Unverfügbarkeit ausgenommen:

• Geplante Wartungsfenster, mindestens 48 Stunden im Voraus angekündigt
• Höhere Gewalt, wie in Artikel 5.5 definiert
• Unverfügbarkeiten aufgrund der Infrastruktur des Kunden oder Dritter unabhängig vom Anbieter

Im Falle der Nichterfüllung dieser Verpflichtung in einem bestimmten Monat kann der Kunde ein Service-Guthaben anfordern, das wie folgt berechnet wird:

• Verfügbarkeit < 99,5%, aber ≥ 99%: Guthaben von 5% der monatlichen Gebühr
• Verfügbarkeit < 99%, aber ≥ 95%: Guthaben von 10% der monatlichen Gebühr
• Verfügbarkeit < 95%: Guthaben von 25% der monatlichen Gebühr

Die Gutschrift muss schriftlich innerhalb von 30 Tagen nach Ablauf des relevanten Monats angefordert werden. Der Kunde kann die Verfügbarkeitsverlauf auf Anfrage einsehen.

5.3 - Sorgfalt des Anbieters

Der Anbieter erbringt seine Dienstleistungen mit gebotener Sorgfalt. Es garantiert jedoch nicht, dass die Dienstleistungen ohne Unterbrechung zugänglich sind, dass die Verbindung zu den Servern immer hergestellt werden kann, oder dass die vom Kunden im Zusammenhang mit der Softwarenutzung gespeicherten Daten in allen Fällen intakt bleiben.

5.4 - Ausschluss der Haftung

Insbesondere ist jede Haftung des Anbieters in Fällen höherer Gewalt oder nicht konformer Softwarenutzung durch den Kunden ausgeschlossen, die zum vollständigen oder teilweisen Verlust oder zur Beschädigung aller vom Kunden eingegebenen Daten führt. Im Falle des unangemessenen Zugriffs durch Dritte, der zum vollständigen oder teilweisen Verlust oder zur Beschädigung vom Kunden eingegebener Daten führt, ist die Haftung des Anbieters nur insoweit ausgeschlossen, als der unangemessene Zugriff nicht aus einem Verstoss des Anbieters gegen seine Vertragsverpflichtungen resultiert.

5.5 - Definition von höherer Gewalt

Die folgenden Ereignisse gelten als höhere Gewalt:

a) Naturkatastrophen (Erdbeben, Überschwemmungen, aussergewöhnliche Stürme usw.)

b) Pandemien und Epidemien, die von zuständigen Gesundheitsbehörden erklärt wurden

c) Kriege, Terrorismus oder Bürgerkonflikte

d) Regierungs- oder Gerichtsentscheidungen, die die Erfüllung des Vertrags verhindern

e) Ausfälle kritischer Infrastrukturen (Elektrizität, Telekommunikation, Internet), die die Rechenzentren des Anbieters oder seiner Unterauftragsverarbeiter betreffen und ausserhalb ihrer Kontrolle liegen

f) Cyberangriffe von aussergewöhnlichem Ausmass trotz der Implementierung von Sicherheitsmassnahmen entsprechend dem Stand der Technik

Die folgenden Ereignisse stellen keine höhere Gewalt dar:

• Vorhersehbare oder angemessen vermeidbare Ausfälle
• Ausfälle von Dienstleistern, für die Alternativen bestehen
• Wirtschaftliche oder finanzielle Schwierigkeiten des Anbieters
• Ereignisse, deren Folgen durch angemessene Vorsichtsmassnahmen hätten vermieden werden können

5.6 - Benachrichtigungen

Benachrichtigungen über Änderungen oder Fehlfunktionen von Dienstleistungen werden üblicherweise per E-Mail mitgeteilt und auf der Website und Plattform des Anbieters angezeigt.

6. Verpflichtungen des Kunden

6.1 - Kontaktperson

Bei Vertragsschluss stellt der Kunde dem Anbieter mindestens eine Kontaktperson mit einer E-Mail-Adresse zur Verfügung, an die Wartungs- und andere Benachrichtigungen gesendet werden müssen. Diese E-Mail-Adresse muss vom Kunden kontinuierlich überwacht werden. Der Kunde ist verpflichtet, den Anbieter unverzüglich über jeden Wechsel der Kontaktperson oder E-Mail-Adresse und über Fehlfunktionen bei der Erbringung der Dienstleistungen gemäss Vertrag zu informieren.

6.2 - Sicherheitsstufen

Der Anbieter kann die Verwendung zusätzlicher technischer Sicherheitsstufen vorschreiben, um unbefugte Zugriffe durch Dritte auf die Software zu verhindern.

6.3 - Zugriffsdaten

Zugriffsdaten (Benutzernamen, Passwörter, URLs usw.), die im Zusammenhang mit der Erbringung von Dienstleistungen bereitgestellt werden, müssen vom Kunden stets so aufbewahrt werden, dass sie nicht durch Dritte zugänglich sind.

6.4 - Unbefugte Nutzung

Der Kunde muss den Anbieter unverzüglich informieren, wenn seine Softwarezugriffsdaten durch unbefugte Dritte verwendet werden. In solchen Fällen kann der Anbieter das Passwort für den Kunden zurücksetzen.

6.5 - Technische Anforderungen

Der Kunde ist verantwortlich für die Implementierung der technischen Anforderungen, die für den Zugriff auf die Dienstleistungen des Anbieters erforderlich sind. Dies betrifft insbesondere die Bereitstellung von IT-Ausrüstung, Betriebssoftware, Internetverbindung und aktueller Browser-Software.

6.6 - Cookies

Die konforme Nutzung der Dienstleistungen erfordert ferner, dass das System des Kunden Cookies akzeptiert, die vom Anbieter übertragen werden und zur Nutzung der Software erforderlich sind. Es ist Verantwortung des Kunden, sicherzustellen, dass die entsprechenden Einstellungen entsprechend definiert sind.

6.7 - Systemsicherheit

Es ist Verantwortung des Kunden, die erforderlichen Massnahmen zu ergreifen, um sein System zu schützen. Dies umfasst insbesondere die Sicherheitseinstellungen der verwendeten Browser, die Installation einer Firewall, aktuelle Schutzsoftware gegen Schadsoftware und regelmässige Datensicherungen.

6.8 - Information von Endkunden

Der Kunde verpflichtet sich, seine eigenen Kunden über die Nutzung von KI-Software im Zusammenhang mit seinen Dienstleistungen zu informieren, sofern dies relevant oder erforderlich ist.

7. Haftung

7.1 - Datensicherheit

Obwohl der Anbieter alle angemessenen Massnahmen ergreift, um die Daten des Kunden zu schützen, ist keine elektronische Speicherungs- oder Übertragungsmethode zu 100% sicher. Folglich kann der Anbieter absolute Sicherheit nicht garantieren. Der Kunde bestätigt und akzeptiert, dass der Anbieter zwar robuste Sicherheitsmassnahmen verwendet, aber keine elektronische Übertragungs- oder Speichermethode vollständig sicher ist.

7.2 - Haftungsbegrenzung

Die Haftung des Anbieters ist auf den höheren Betrag von (a) 100% der jährlichen Lizenzgebühren, die der Kunde in den letzten 12 Monaten gezahlt hat, und (b) CHF 10.000 (zehntausend Schweizer Franken) begrenzt, ausgenommen in Fällen von Vorsatz oder grober Fahrlässigkeit. Diese Beschränkung gilt nicht im Falle eines Verstosses gegen wesentliche Verpflichtungen zum Schutz personenbezogener Daten, der sich aus einem charakterisierten Fehler des Anbieters ergibt.

Indirekte Schäden (Kundenverlust, Reputationsschaden, Gewinnverlust) sind ausgeschlossen, soweit dies nach geltendem Recht zulässig ist. Dieser Ausschluss gilt nicht für Schäden, die sich aus einer Verletzung zwingender Datenschutzbestimmungen ergeben. Der Anbieter lehnt ferner jede Haftung für Schäden jeglicher Art (unmittelbare/direkte und mittelbare/Folgeschäden) ab, die der Kunde aufgrund der Unverfügbarkeit der Software erleiden könnte. Jeder Anspruch auf Rückerstattung der Nutzungsgebühren für die Dauer der Softwareunverfügbarkeit ist ausgeschlossen.

7.3 - Wiederherstellung des Kontos

Im Falle einer Notwendigkeit, Benutzerkonten aus einem Grund, der unabhängig von einer Massnahme des Anbieters ist, wiederherzustellen, kann der Anbieter dem Kunden die damit verbundenen Kosten in Rechnung stellen.

7.4 - Missbrauch von Zugriffsdaten

Der Anbieter lehnt jede Haftung für Schäden ab, die dem Kunden aufgrund des Missbrauchs durch Dritte von Zugriffsdaten (Login, Passwort) oder des Verlusts von Zugriffsdaten entstehen, die ihm zur Verfügung gestellt wurden.

7.5 - Geräte-Inkompatibilität

Der Anbieter schliesst insbesondere jede Haftung für Schäden aus, die auf eine Inkompatibilität der vom Kunden verwendeten Geräte zurückzuführen sind oder sich aus einer Unterbrechung der Datenübertragung vom Anbieter zum Kunden ergeben.

7.6 - Fehlfunktionen

Bei Fehlfunktionen oder Systemausfällen verpflichtet sich der Anbieter, jede Anstrengung zu unternehmen, um diese so schnell wie möglich zu beheben. Der Kunde kann sich jedoch nicht auf die Verfügbarkeit von telefonischem Support und die sofortige Behebung des Problems verlassen.

7.7 - Überprüfung von KI-Ergebnissen

Der Kunde ist verpflichtet, die von der Software erzielten Ergebnisse zu überprüfen und kritisch zu bewerten. Der Anbieter kann nicht für Fehler oder Ungenauigkeiten haftbar gemacht werden, die sich aus der Nutzung von KI ergeben. Der Kunde behält die endgültige Verantwortung für die Validierung der Ergebnisse der Softwarenutzung und entlässt den Anbieter ausdrücklich von jeder Haftung im Falle einer Missdeutung der Ergebnisse durch den Kunden.

7.8 - Benachrichtigung von Sicherheitsvorfällen

Im Falle von unbefugtem Zugriff, Hacking oder Missbrauch von Zugriff auf die Daten des Kunden wird der Anbieter den Kunden ohne unangemessene Verzögerung und nicht später als innerhalb von 24 Stunden bei kritischen Verletzungen (Dateneinfiltration, Ransomware, bösartiger Zugriff) oder innerhalb von 48 Stunden bei anderen Verletzungen nach Mitteilung davon benachrichtigen, wobei die Art des Vorfalls, die möglicherweise betroffenen Daten, die ergriffenen oder vorgeschlagenen Massnahmen sowie die Kontaktdaten eines Ansprechpartners angegeben werden. Der Anbieter wird in gutem Glauben zusammenarbeiten, um alle rechtlichen Benachrichtigungsverpflichtungen des Kunden zu unterstützen.

7.9 - Entschädigung

7.9.1 Der Anbieter erklärt sich bereit, den Kunden gegen alle Ansprüche von Dritten zu entschädigen, zu verteidigen und schadlos zu halten, die besagen, dass die Software, wenn sie gemäss dem Vertrag verwendet wird, Urheberrechte von Dritten in der Schweiz oder in der Europäischen Union verletzt.

Diese Garantie gilt nicht, wenn die angebliche Verletzung sich aus folgenden Gründen ergibt:

a) Die Verwendung der Software in Kombination mit Produkten oder Dienstleistungen, die nicht vom Anbieter bereitgestellt werden

b) Änderungen an der Software durch den Kunden oder einen unbefugten Dritten

c) Die Nutzung einer veralteten Version der Software, wenn ein Korrektur-Update verfügbar war und dem Kunden mitgeteilt worden war

7.9.2 Der Kunde erklärt sich bereit, den Anbieter gegen alle Ansprüche von Dritten zu entschädigen, zu verteidigen und schadlos zu halten, die sich aus folgenden Gründen ergeben:

a) Die vom Kunden über die Software gespeicherten oder verarbeiteten Inhalte

b) Die Nutzung der Software in Verletzung dieser Allgemeinen Bedingungen oder geltenden Gesetze

c) Die Verletzung von Urheberrechten Dritter durch den Kunden

7.10 - Versicherung

Der Anbieter verfügt über angemessene Versicherungspolicen, einschliesslich insbesondere einer Cyber-Liability-Versicherung, die die mit seiner Tätigkeit verbundenen Risiken abdeckt. Der Anbieter kann auf schriftliche Anfrage des Kunden ein Versicherungszertifikat zur Verfügung stellen.

8. Datenschutz

8.1 - Verantwortung des Kunden

Falls der Kunde personenbezogene Daten im Zusammenhang mit der Vertragsverhältnis mit dem Anbieter verarbeitet, obliegt es dem Kunden, die Einhaltung der rechtlichen Datenschutzbestimmungen sicherzustellen.

8.2 - Datenschutzerklärung

Mit der Annahme dieser Allgemeinen Bedingungen findet die Datenschutzerklärung des Anbieters in ihrer aktuellsten Version Anwendung, verfügbar auf whisperit.ai.

8.3 - Marketing-Mitteilungen

Der Anbieter kann dem Kunden Informationen über andere Produkte oder Dienstleistungen senden (z. B. in Form eines Newsletters oder per Post). Falls der Kunde solche Mitteilungen vom Anbieter nicht mehr erhalten möchte, kann er dies jederzeit angeben, indem er sich vom Newsletter abmeldet (über einen Link) oder über das Kontaktformular des Anbieters auf whisperit.ai.

8.4 - Datenhostung nach Region

Der Anbieter verpflichtet sich, das Berufsgeheimnis der Anwälte und das überarbeitete Bundesgesetz über den Datenschutz (DSG, seit 1. September 2023 in Kraft) bei der Verarbeitung der Daten des Kunden strikt einzuhalten. Der Anbieter bestätigt und erkennt an, dass er im Zusammenhang mit der Beziehung zum Kunden die Stellung einer Hilfsperson im Sinne von Artikel 321 Absatz 1 des Schweizer Strafgesetzbuchs und Artikel 13 des Bundesgesetzes über die Freizügigkeit der Anwältinnen und Anwälte (BGFA) einnimmt.

Der Anbieter verpflichtet sich, die Daten des Kunden gemäss der auf Unterauftragsverarbeiter veröffentlichten Unterauftragsverarbeiterliste in Abhängigkeit von der geografischen Region des Kunden zu hosten:

• Schweizer Kunden: Kundendateninhalte (Dokumente, Gespräche, Transkripte, Benutzerdatensätze) werden ausschliesslich auf Servern gehostet, die sich in der Schweiz befinden. Operationale Metadaten (Fehlerprotokolle, die keinen Kundendateninhalt enthalten, E-Mail-Adressen für transaktionale Benachrichtigungen, anonymisierte Nutzungsstatistiken) können von operationalen Dienstleistern verarbeitet werden, die sich in der EU oder für verbleibende Dienstleistungen in den USA befinden, wie in der Unterauftragsverarbeiterliste detailliert dargelegt. Diese operationalen Dienstleistungen verarbeiten keine privilegierten Kundendokumentinhalte. Auf schriftlichen Antrag unter privacy@whisperit.ai können Schweizer Kunden, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, die Deaktivierung von operationalen Diensten anfordern, die nicht-Schweizer Verarbeitung beinhalten.

• Kunden der Europäischen Union: Hostung im Europäischen Wirtschaftsraum (EWR) oder in der Schweiz

• Kunden ausserhalb der EU/Schweiz: gemäss den Spezifikationen der anwendbaren Unterauftragsverarbeiterliste

8.5 - Erweiterte Verpflichtungen für Anwaltskunden

Der Anbieter verpflichtet sich in seiner Eigenschaft als Hilfsperson im Sinne von Artikel 321 Absatz 1 des Schweizer Strafgesetzbuchs und Artikel 13 BGFA ferner zu:

a) Schulung des Personals: Sicherstellen, dass jeder Arbeitgeber oder Unterauftragsverarbeiter, der potenziellen Zugriff auf die Daten des Kunden hat, eine Schulung zu den sich aus dem Berufsgeheimnis der Anwälte ergebenden Verpflichtungen erhält.

b) Datensegmentierung: Aufrechterhalten einer logischen Segregation der Daten des Kunden von anderen Kunden, um unbefugten gegenseitigen Zugriff zu verhindern.

c) Benachrichtigung von Anfragen aus dem Ausland: Im Falle einer Zugriffsanfrage von einer ausländischen Behörde den Kunden unverzüglich benachrichtigen und alle mit dem Schweizer Berufsgeheimnis unvereinbaren Anfragen in Frage stellen, sofern eine solche Benachrichtigung oder Infragestellung nicht rechtlich verboten ist.

d) Ergänzende Massnahmen: Auf Anfrage des Kunden und auf dessen Kosten zusätzliche Sicherheitsmassnahmen umsetzen, die von den Berufsregeln der zuständigen Anwaltskammer verlangt werden.

8.6 - Verwaltung von Interessenskonflikten

Der Anbieter verpflichtet sich, eine Multi-Tenant-Architektur mit logischer Datensegmentierung zu aufrechtzuerhalten, um sicherzustellen, dass kein Kunde auf die Daten eines anderen Kunden zugreifen kann, auch im Falle von Interessenskonflikten zwischen Kunden.

Der Anbieter ist nicht verantwortlich für die Identifizierung oder Verwaltung von Interessenskonflikten zwischen seinen Kunden, diese Verantwortung liegt ausschliesslich bei jedem Kunden in Übereinstimmung mit seinen Berufsverpflichtungen.

8.7 - Unterauftragsverarbeiter

Der Anbieter nutzt technische Dienstleister, die an der Verarbeitung oder dem Hosting der Daten des Kunden beteiligt sind. Die vollständige und aktuelle Liste dieser Anbieter, einschliesslich ihres Standorts, der Art der erbrachten Dienstleistung und der geltenden Garantien, wird auf der speziellen Seite veröffentlicht und gepflegt: Unterauftragsverarbeiter

Diese Liste wird regelmässig aktualisiert. Alle wesentlichen Änderungen werden wie in Artikel 8.8 unten dargelegt benachrichtigt.

8.8 - Benachrichtigung von Änderungen in Bezug auf Unterauftragsverarbeiter

Der Anbieter informiert den Kunden rechtzeitig (mindestens 30 Tage im Voraus) über jede Hinzufügung, Ersetzung oder Entfernung eines Unterauftragsverarbeiters, der Zugriff auf die Daten des Kunden hat, soweit möglich vor Inkrafttreten der Änderung per E-Mail an die benannte Kontaktperson (vgl. 6.1).

Im Falle einer Änderung hat der Kunde das Recht auf frühzeitige Kündigung ohne Gebühr, falls er der Ansicht ist, dass die Änderung den Schutz seiner Daten beeinträchtigt.

8.9 - Zugriffsanfragen von Behörden oder Dritten

Sollte der Anbieter eine rechtmässige und rechtlich bindende Anfrage einer zuständigen Behörde bezüglich des Zugriffs auf die Daten des Kunden erhalten (z. B. von einer Schweizer Behörde oder einem Dritten), wird er den Kunden ohne Verzögerung und wenn möglich vor einer offenlegung benachrichtigen, sofern nicht rechtlich verboten. Der Anbieter begrenzt jede Offenlegung auf das notwendigste Minimum, stellt eindeutig unbegründete, rechtswidrige oder unverhältnismässige Anfragen oder solche, die von einer inkompetenten Behörde stammen, in Frage, führt ein Verzeichnis der Offenlegungen und fordert den Antragsteller gegebenenfalls auf, seine Anfrage direkt an den Kunden zu richten.

8.10 - Externes Prüfungsrecht

Der Kunde kann auf seine eigenen Kosten eine Prüfung anfordern, um die Einhaltung der von Whisperit SA erbrachten Dienstleistungen mit diesen Allgemeinen Bedingungen und geltenden Vorschriften zu überprüfen. Alle Prüfungsanfragen müssen schriftlich gestellt und mindestens dreissig (30) Kalendertage vor dem geplanten Prüfdatum an Whisperit SA übermittelt werden.

Whisperit SA behält sich das Recht vor, den angeforderten Prüfdatum aus organisatorischen Gründen oder um die Sicherheit seines Betriebs zu gewährleisten, eine Verschiebung zu verlangen; eine solche Verschiebung darf jedoch nicht mehr als dreissig (30) Kalendertage ab dem vom Kunden ursprünglich vorgesehenen Datum überschreiten.

Die Durchführung der Prüfung darf keine erhebliche Störung der Aktivitäten von Whisperit SA verursachen und darf die Vertraulichkeit oder Sicherheit anderer Kunden, die Geschäftsgeheimnisse von Whisperit SA oder Dritte nicht beeinträchtigen. Whisperit SA kann den Zugang des unabhängigen Wirtschaftsprüfers zu den nur zur Überprüfung erforderlichen Informationen einschränken und alle Elemente redaktieren, die durch Geschäftsgeheimnisse oder die Sicherheit anderer Kunden abgedeckt sind.

8.11 - Garantien in Bezug auf künstliche Intelligenz

Der Anbieter garantiert, dass:

a) Die Daten des Kunden werden niemals zur Schulung, Verbesserung oder Feinabstimmung von KI-Modellen verwendet, weder durch den Anbieter selbst noch durch seine technischen Unterauftragsverarbeiter;

b) KI-Anbieter sind vertragsmässig an Vereinbarungen gebunden, die jede Nutzung der Daten des Kunden für Modellschulungszwecke verbieten;

c) KI-Abfragen und Antworten werden nicht über die aktive Sitzung hinaus aufbewahrt, sofern nicht die explizite Speicherung vom Kunden angefordert wird;

d) Der Kunde kann die sofortige Löschung von Inhalten anfordern, die von KI-Dienstleistungen verarbeitet wurden;

e) Der Anbieter verpflichtet sich, nur KI-Anbieter zu nutzen, die Enterprise-API-Garantien bieten, die die Nutzung von Daten für Schulungszwecke ausschliessen.

8.12 - Änderung der Richtlinien von KI-Anbietern

Im Falle einer Änderung der Nutzungsbedingungen eines KI-Anbieters, die die Nutzung der Daten des Kunden für Modellschulung ermöglichen würde, verpflichtet sich der Anbieter zu:

a) Die sofortige Nutzung dieses Anbieters für die Daten des Kunden einstellen;

b) Zu einem alternativen Anbieter, der die erforderlichen Garantien bietet, innerhalb von 30 Tagen migrieren;

c) Den Kunden über die Situation und die ergriffenen Massnahmen so bald wie möglich informieren.

Der Kunde hat das Recht auf Kündigung ohne Gebühr, falls der Anbieter einen konformen alternativen Anbieter innerhalb der zugeteilten Frist nicht garantieren kann, wobei alle Beträge, die die Verantwortliche Stelle dem Anbieter zum Kündigungsdatum schuldet, weiterhin fällig bleiben.

8.13 - KI-Regelungskonformität

Der Anbieter verpflichtet sich zu:

a) Die Entwicklung von Vorschriften zu künstlicher Intelligenz zu verfolgen, insbesondere die Europäische KI-Verordnung (Verordnung 2024/1689) und alle relevanten Schweizer Gesetze;

b) Die Software und ihre Praktiken anzupassen, um die Einhaltung geltender Vorschriften zu gewährleisten;

c) Dem Kunden auf Anfrage die erforderlichen Informationen bereitzustellen, um dem Kunden zu ermöglichen, seine eigenen Verpflichtungen bezüglich der Transparenz bei der Nutzung von KI zu erfüllen;

d) Die in der Software verwendeten KI-Systeme gemäss geltenden behördlichen Anforderungen zu dokumentieren.

8.14 - Tiefe Recherche-Funktion (Verarbeitung in den USA)

Die Software beinhaltet eine Deep Research-Funktion, die die OpenAI-API (USA) für erweiterte internetgestützte Recherchefähigkeiten nutzt. Nur die Recherche-Anfrage des Benutzers wird an OpenAI übertragen; keine Kundendokumente oder deren Inhalte werden versendet. Ein vom Benutzer konsultiertes Dokument bleibt lokal; nur die resultierende Suchanfrage wird extern verarbeitet. Die Richtlinie zur Datennutzung von OpenAI besagt, dass API-Daten nicht für Modellschulung verwendet werden.

Diese Funktion ist über alle Datenspeicher-Tiers auf Opt-in-Basis verfügbar. Für Schweizer Kunden, die dem Berufsgeheimnis unterliegen, erfordert die Nutzung dieser Funktion die Bestätigung, dass Recherche-Anfragen über US-Infrastruktur übertragen werden. Kunden können wahlweise diese Funktion nutzen oder nicht nutzen.

9. Preise

9.1 - Preisgestaltung

Produkte und Preise werden durch ein separates Angebot unterbreitet und ausdrücklich vom Kunden akzeptiert. Der Anbieter behält sich das Recht vor, die Produkt- und Preisliste einseitig zu ändern. Technische Fortschritte und Softwareentwicklung stellen insbesondere Gründe für die Anpassung der Nutzungsgebühren dar. In diesem Fall wird der Anbieter dem Kunden die neuen Preise vorlegen. Falls der Kunde diese nicht akzeptiert, wird die Vertragsbeziehung zwischen dem Anbieter und dem Kunden für den nächsten Vertragszeitraum automatisch beendet, wobei die Bedingungen bis zu diesem Zeitpunkt unverändert bleiben.

10. Zahlungsbedingungen

10.1 - Zahlung im Voraus

Der Kunde zahlt die Nutzungsgebühren für die Software und alle zusätzlichen Dienstleistungen gemäss den in einem separaten Angebot vereinbarten Preisen (in Schweizer Franken zuzüglich geltender gesetzlicher Mehrwertsteuer) im Voraus.

10.2 - Rechnungsvergabe von zusätzlichen Dienstleistungen

Andere Dienstleistungen, die Gegenstand einer schriftlichen Vereinbarung zwischen dem Kunden und dem Anbieter waren, werden nach Abschluss der Bestellung in Rechnung gestellt.

10.3 - Bankgebühren

Der Kunde ist verpflichtet, die ihm zur Verfügung gestellte Rechnung zur Zahlung zu verwenden. Führt die Zahlung zu Bank- oder Postgebühren für den Anbieter, trägt der Kunde diese.

10.4 - Zahlungsfrist

Alle Rechnungen in Verbindung mit den Dienstleistungen des Anbieters müssen innerhalb von 30 Tagen ab dem Rechnungsdatum bezahlt werden. Wenn der Kunde bis zur Zahlungsfrist keinen Einwand erhebt, gilt die Rechnung als akzeptiert. Im Falle verspäteter Zahlung durch den Kunden wird der Kunde ohne Mahnung in Zahlungsverzug gesetzt; ihm sind Verzugszinsen geschuldet. Der Anbieter hat ferner das Recht, die Nutzung der vertraglichen Dienstleistung zu unterbrechen oder sofort zu beenden und den Vertrag und alle anderen Vertragsbeziehungen mit dem Kunden ohne Kündigungsfrist zu beenden, wobei es klargestellt wird, dass eine solche Beendigung keinen Einfluss auf das Recht des Kunden hat, jederzeit auf seine gespeicherten Daten zuzugreifen.

10.5 - Aufrechnung

Der Kunde kann einen Anspruch gegen den Anbieter zur Aufrechnung gegen die geschuldete Vergütung nur geltend machen, wenn dieser Anspruch vom Anbieter anerkannt oder durch ein rechtskräftiges Urteil festgestellt wurde.

11. Kündigung

11.1 - Dauer und Kündigungsfrist

Sofern im Vertrag nicht anders vorgesehen, beträgt die Mindestvertragsdauer 1 Monat und jede Partei des Vertrags kann den Vertrag zum Ende der Vertragsdauer mit einer Kündigungsfrist von 5 Tagen kündigen.

11.2 - Geld-zurück-Garantie

Falls der Kunde von einer Geld-zurück-Garantie in seinem Vertrag profitiert, kann er sein Rückerstattungsrecht unter den angegebenen Bedingungen geltend machen und diesen Vertrag während des in der Garantie angegebenen Zeitraums ohne Kündigungsfrist kündigen. Der Kunde kann ohne Gebühr und ohne Begründung kündigen.

11.3 - Vorzeitige Kündigung

Falls die Kündigung vor Ablauf der vereinbarten Mindestvertragsdauer oder für ein nicht vereinbartes Datum erfolgt, ist eine anteilige Erstattung der Nutzungsgebühren ausgeschlossen.

11.4 - Automatische Erneuerung

Sofern im Vertrag nicht anders vorgesehen, wird die Dauer des Vertrags ohne Kündigung automatisch um einen weiteren 1 Monat verlängert und so weiter.

11.5 - Migrationshilfe

Bei Kündigung des Vertrags durch eine der Parteien verpflichtet sich der Anbieter, dem Kunden auf Anfrage des Kunden und auf dessen Kosten Unterstützung bei der Migration der Daten des Kunden zu einem anderen Hosting-Dienstleister zu leisten (Kündigungshilfe).

11.6 - Geschäftskontinuität

Der Anbieter implementiert angemessene Massnahmen, um die Kontinuität des Zugriffs auf die Daten des Kunden im Falle einer Betriebseinstellung zu gewährleisten, insbesondere:

• Vorabbenachrichtigung mindestens 90 Tage vor einer geplanten Betriebseinstellung
• Übergangszeitraum, der den vollständigen Export von Daten ermöglicht
• Zusammenarbeit mit einem potenziellen Nachfolger, um die Servicekontinuität sicherzustellen

Im Falle einer Insolvenz werden die Zugangsrechte des Kunden zu seinen gespeicherten Daten gemäss den geltenden Insolvenzbestimmungen gewahrt. Der Anbieter verpflichtet sich, sein Bestes zu geben, um sicherzustellen, dass die wesentlichen Funktionalitäten der Dienstleistungen während des Liquidationszeitraums zugänglich bleiben.

12. Urheberrechte

12.1 - Eigentum des Anbieters

Alle Urheberrechte an den Dienstleistungen, der Whisperit-Software, der Website und der Dokumentation in Bezug auf die Dienstleistungen bleiben Eigentum des Anbieters.

12.2 - Verpflichtungen des Kunden

Der Kunde verpflichtet sich, urheberrechtlich geschützte Inhalte nicht ohne Genehmigung bei der Nutzung der Software zu verwenden. Der Anbieter kann nicht für Urheberrechtsverletzungen haftbar gemacht werden, die sich aus der Nutzung der Software durch den Kunden ergeben.

13. Vertraulichkeit

13.1 - Geheimhaltungsverpflichtung

Der Anbieter verpflichtet sich, alle vertraulichen Verfahren, von denen er bei der Vorbereitung, Ausführung und Umsetzung des Vertrags erfährt, geheim zu halten, insbesondere die kaufmännischen oder industriellen Geheimnisse des Kunden, und solche Informationen nicht ohne ausdrückliche Genehmigung des Kunden an externe Dritte offenzulegen.

13.2 - Nutzung als Referenz

Der Anbieter kann den Kunden öffentlich als Referenz anführen oder sein Logo für Marketing- und Verkaufszwecke verwenden, sofern der Kunde nicht ausdrücklich anders anweist.

14. Kommunikation

14.1 - Kommunikationsform

Alle Mitteilungen müssen schriftlich an die bei der Registrierung des Kunden oder auf der Website des Anbieters angegebenen Adressen gerichtet werden, sofern nicht im Vertrag oder nach Gesetz eine bindendere Form vorgesehen ist. Mitteilungen vom Anbieter an die bei der Registrierung vom Kunden angegebene E-Mail-Adresse gelten als vom Kunden akzeptierte Kommunikationsmethode.

14.2 - Adresswechsel

Die Vertragsparteien sind verpflichtet, jeden Adresswechsel (einschliesslich E-Mail-Adresswechsel) der anderen Vertragspartei unverzüglich mitzuteilen, anderenfalls gelten Mitteilungen an die zuletzt schriftlich mitgeteilte Adresse als mit voller Rechtswirkung erhalten.

15. Sonstige Bestimmungen

15.1 - Salvatorische Klausel

Sollte sich eine oder mehrere Bestimmungen dieser Vereinbarung als ungültig und/oder unvollständig erweisen oder werden, wird die ungültige und/oder unvollständige Bestimmung durch eine rechtskonform gültige Bestimmung ersetzt, deren Wirkung dem grösstmöglichen Umfang der ungültigen und/oder unvollständigen Bestimmung gleichkommt. Die Ungültigkeit und/oder Unvollständigkeit einer Bestimmung beeinträchtigt nicht die Gültigkeit der anderen Bestimmungen.

15.2 - Anwendbares Recht und Zuständigkeit

Der Vertrag wird nach Schweizer Recht geregelt. Zuständig für Streitigkeiten, die sich aus oder in Verbindung mit den Vereinbarungen zwischen dem Anbieter und dem Kunden ergeben, ist die Gerichtsbarkeit des registrierten Sitzes des Anbieters (Prilly). Der Anbieter ist jedoch frei, den Kunden vor Gericht der Zuständigkeit des Wohnsitzes/des registrierten Sitzes des Kunden zu verfolgen.

Im Falle eines Konflikts zwischen diesen Allgemeinen Bedingungen und einer Datenverarbeitungsvereinbarung (DPA) hat die DPA in Angelegenheiten des Datenschutzes Vorrang.

Anlagen

Die folgenden Dokumente bilden einen integralen Bestandteil dieser Allgemeinen Bedingungen:

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Prilly, 15.01.2026

Whisperit SA