Für eine Kanzlei ist eine gepflegte Vorlagenbibliothek ein echter Wettbewerbsvorteil. Sie sorgt für einheitliche Arbeitsergebnisse, kürzere Durchlaufzeiten und dafür, dass juristische Mitarbeitende früher brauchbare Entwürfe liefern.
Diese zehn Vorlagen decken den operativen und mandatsbezogenen Alltag der meisten Kanzleien ab. Die Abschnitte danach behandeln die Dokumentvorlagen, die eine Kanzlei für ihre Mandanten erstellt, und das, was eine Vorlage nicht leisten kann.
- 1. Gesellschafts- oder Partnerschaftsvertrag: Beteiligungen, Gewinnverteilung, Führung und Auflösung.
- 2. Mandatsvertrag: Umfang des Mandats, Honorar, Abrechnung und Kündigungsrechte.
- 3. Geheimhaltungsvereinbarung (NDA): Definition der vertraulichen Information, Dauer, zulässige Offenlegung.
- 4. Mahnschreiben: Anspruch, Sachverhalt, Rechtsgrundlage und konkrete Forderung mit Frist.
- 5. Vergleichsvereinbarung: Erledigungserklärung, Vertraulichkeit, Zahlungsmodalitäten und Verzugsfolgen.
- 6. Einwilligung bei Interessenkonflikt: dokumentiert die informierte Zustimmung und ihren Umfang.
- 7. Vereinbarung zur Honorarstreitbeilegung: klärt Rechnungsstreitigkeiten ohne Aufsichtsbeschwerde.
- 8. Checkliste Vertragsprüfung: sichert eine einheitliche Prüfung über alle Mandate hinweg.
- 9. Due-Diligence-Anforderungsliste: standardisiert die Informationsbeschaffung in Transaktionen.
- 10. Mandantenaufnahmebogen: erfasst Mandant und Sachverhalt gleich zu Beginn.
Vorlagen für Geschäfts- und arbeitsrechtliche Dokumente
Neben den eigenen Unterlagen führt fast jede Kanzlei eine zweite Reihe von Vorlagen, die sie für Mandanten erstellt. Das NDA oben hat jede Kanzlei; die folgenden drei werden am häufigsten neu geschrieben, weil sie niemand pflegt.
Eine geprüfte und auf den Fall angepasste Vorlage ist sicherer als ein Entwurf von der leeren Seite, sofern die anpassende Person versteht, wozu jede Klausel dient. Genau daran entscheidet sich, ob eine Vorlagenbibliothek ein Vorteil oder ein Risiko ist.
- Dienstleistungsvertrag: Leistungsumfang, Termine, Ergebnisse und Zahlungsbedingungen. Die entscheidende Klausel ist die zu Zusatzleistungen, denn dort entstehen die Streitigkeiten über den Umfang.
- Arbeitsvertrag: Anstellungsbedingungen, Vergütung, Aufgaben und Beendigung. Die Rechtsordnung zählt hier mehr als bei jeder anderen Vorlage: besser eine Fassung pro Rechtsordnung als eine mit Wahlklauseln.
- Vertrag mit selbstständig Erwerbenden: grenzt die selbstständige Tätigkeit vom Anstellungsverhältnis ab. Die Umqualifizierung ist das Risiko, das die Vorlage beherrschen soll, deshalb sind Weisungsgebundenheit und Vertretung die heiklen Stellen.
Vorlagen für Streitigkeiten und Prozessführung
Mahnschreiben und Vergleichsvereinbarung decken den vorprozessualen Teil weitgehend ab. Zwei Vorlagen vervollständigen die Reihe.
Die Unterlassungsaufforderung übernimmt den Aufbau des Mahnschreibens, verfolgt aber einen engeren Zweck: Sie benennt das Verhalten, das verletzte Recht und die Frist, und sie schafft den Nachweis, dass das Verhalten nach der Abmahnung fortgesetzt wurde.
Die Schiedsklausel ist die Vorlage, an die niemand denkt. Eine durchdachte Klausel von Anfang an in den Musterverträgen kostet deutlich weniger, als die Streitbeilegung auszuhandeln, wenn der Streit bereits läuft.
Was Vorlagen nicht leisten
Eine Vorlage ist ein Ausgangspunkt, kein Ziel. Anforderungen der jeweiligen Rechtsordnung, Risiken des konkreten Geschäfts und Anliegen der Mandantschaft verlangen vor jeder Unterschrift die Beurteilung einer qualifizierten Anwältin oder eines qualifizierten Anwalts.
Das gefährlichste Rechtsdokument ist das aus dem Internet heruntergeladene, kaum angepasste und ungeprüft verwendete. Es sieht richtig aus, und genau das ist das Problem: Es kann Klauseln enthalten, die in der betreffenden Rechtsordnung unwirksam oder schädlich sind.
- Jede Vorlage vor der Aufnahme in die Bibliothek am anwendbaren Recht prüfen lassen.
- Die Bibliothek nach festem Zeitplan überarbeiten: Das Recht bewegt sich, Vorlagen nicht.
- Alle Platzhalter vor der Verwendung ersetzen, auch in den Passagen, die niemand liest.
- Kein Geschäft mit hohem Einsatz allein auf eine Vorlage stützen, ohne qualifizierte Prüfung.