Akten digital organisieren, ohne Stunden mit Suchen zu verlieren.
Schlechte Aktenführung kostet Anwälte über 60 verrechenbare Stunden pro Jahr, weil sie Dokumente suchen, von denen sie wissen, dass sie existieren. Whisperit strukturiert und indexiert Ihre Dossiers und macht sie mit KI durchsuchbar, ganz automatisch.
Warum digitale Aktenführung entscheidend ist
Zeitverlust durch Suchen
Studien zu juristischen Arbeitsabläufen zeigen immer wieder: Anwälte verbringen 15 bis 25 Minuten pro Tag mit der Dokumentensuche. Das sind 60 bis 100 Stunden pro Jahr, die nicht verrechnet werden und unwiederbringlich verloren sind.
Risiko verpasster Fristen oder Beweise
In einer unorganisierten Akte übersieht man schnell ein zentrales Dokument, eine prozessuale Frist oder ein Beweisstück, das der Position der Gegenseite widerspricht.
Erwartungen der Mandanten an den Aktenzugriff
Mandanten erwarten zunehmend, dass ihre Anwälte Dokumente schnell finden und vorlegen können. Unordnung in der Akte ist für Mandanten sichtbar, anders als andere Schwächen im Arbeitsablauf.
Struktur der digitalen Akte
Empfohlene Ordnerstruktur
Matter_ClientName_Reference/
├── 01_Instructions/
├── 02_Facts_Evidence/
├── 03_Legal_Research/
├── 04_Drafts_Documents/
│ ├── v1/
│ └── v2/
├── 05_Correspondence/
│ ├── Inbound/
│ └── Outbound/
└── 06_Administration/
├── Time_Records/
└── Billing/Namenskonventionen
Stellen Sie das Datum an den Anfang des Dateinamens, damit Dateien standardmässig chronologisch sortiert werden:
YYYY-MM-DD_Description_v1.docx2026-07-01_Draft_Claim_v2.docxGrundlagen der Versionskontrolle
Überschreiben Sie nie ein Arbeitsdokument. Erhöhen Sie die Versionsnummer (v1, v2, v3) und behalten Sie alle früheren Versionen. Die unterzeichnete oder eingereichte Endfassung sollte klar als FINAL gekennzeichnet sein.
So organisiert Whisperit Ihre Akten
Dossier anlegen
Eröffnen Sie ein neues Dossier in Whisperit und benennen Sie es. Alle Dokumente, Diktate, Protokolle und KI-Entwürfe liegen an einem Ort, ohne manuell verwaltete Ordner.
Dokumente hinzufügen
Ziehen Sie Dateien aus beliebigen Quellen per Drag-and-drop hinein. Whisperit liest und indexiert jedes Dokument automatisch und extrahiert zentrale Fakten, Parteien, Daten und Streitpunkte.
Mit KI im ganzen Dossier suchen
Fragen Sie in natürlicher Sprache: «Was hat der Mandant zur Verjährungsfrist angewiesen?» oder «Finde die Klausel zum anwendbaren Recht.» Keine Stichwortsuche nötig.
Papier vs. digital vs. Whisperit
| Papier | Digital (unstrukturiert) | Whisperit | |
|---|---|---|---|
| Suche | Manuell | Nur Dateiname | KI-Volltextsuche |
| Versionskontrolle | Manuell | Manuell | Automatisch |
| Fernzugriff | Nicht möglich | Abhängig vom VPN | Überall, verschlüsselt |
| Zusammenarbeit | Physische Kopie | E-Mail-Anhänge | Gemeinsamer Arbeitsbereich |
| Backup | Physisch | Manuell oder IT | Automatisch, in der Schweiz gehostet |
Häufig gestellte Fragen
Wie sollten Anwälte ihre Akten organisieren?
Digital, mit einer einheitlichen Ordnerstruktur, die vom ersten Tag an für jedes Dossier gilt, und mit standardisierten Namenskonventionen (Datum zuerst, Version zuletzt). Jedes Dossier sollte derselben Vorlage folgen, damit sich jedes Teammitglied in jeder Akte zurechtfindet.
Was ist die beste Ordnerstruktur für Rechtsfälle?
Eine bewährte Struktur: Instruktionen, Sachverhalt und Beweise, juristische Recherche, Entwürfe und Dokumente, Korrespondenz, Administration. Prozesskanzleien ergänzen üblicherweise Rechtsschriften und Gerichtsentscheide; Transaktionsteams ergänzen Signing und Closing.
Wie verwalten Kanzleien digitale Dokumente?
Grössere Kanzleien nutzen dedizierte Dokumentenmanagementsysteme (iManage, NetDocuments). Kleine und mittlere Kanzleien setzen zunehmend auf dossierzentrierte Tools wie Whisperit, die Dokumentenverwaltung mit KI-Entwürfen und Suche verbinden.
Kann KI bei der Organisation bestehender Akten helfen?
Ja. Laden Sie Ihre bestehenden Dokumente in ein Whisperit-Dossier hoch. Die KI indexiert und fasst sie zusammen, sodass der bestehende Aktenbestand per Frage in natürlicher Sprache durchsuchbar wird.
Was bedeutet Dossierverwaltung in Kanzleien?
Dossierverwaltung heisst, alle Arbeiten, Dokumente, Korrespondenz, Zeiten und Abrechnungen eines Mandats an einem Ort zu organisieren. So geht nichts unter, und jedes Teammitglied kann die Akte jederzeit übernehmen.
Nicht mehr suchen. Sofort finden.
Kostenlos starten. Keine Kreditkarte. Vom ersten Tag an in der Schweiz gehostet.