Lavorate sullo stesso fascicolo senza scambiarvi versioni
Due persone nello stesso documento, modifiche attribuite a chi le ha fatte, e un accesso che lei revoca a metà sessione invece che a fine mese.
Collaborare in uno studio è anzitutto una questione di accesso, non di comodità
Le versioni viaggiano per e-mail
La bozza parte come allegato, torna rinominata, e qualcuno riconcilia tre copie a mano. La versione che fa fede è quella che l'ultima persona ha aperto.
Nessuno è certo di chi veda che cosa
Una cartella eredita i diritti da un livello superiore che nessuno ricorda di aver configurato. Chiarire se il praticante possa leggere la corrispondenza transattiva richiede più tempo che leggerla.
L'accesso finisce più tardi di quanto dovrebbe
Un distacco si conclude, un collega cambia studio, un rapporto con il cliente si chiude. L'account prima o poi viene chiuso. Al documento che era ancora aperto non ha pensato nessuno.
Costruito attorno a chi ha il diritto di vedere
Due persone, un documento, nessuna fusione
Coedizione in tempo reale con cursori visibili: vede il paragrafo dell'altro comparire invece di riceverlo dopo. Non c'è alcun passaggio di riconciliazione perché non esistono mai due copie.
Ogni modifica porta un nome
Il controllo delle modifiche attribuisce ogni inserimento e ogni cancellazione a chi li ha fatti, e lei li accetta o li rifiuta uno per uno o in blocco, come già rilegge una bozza.
I commenti dove sta la frase
Commenti ancorati e risposte su documenti, PDF, e-mail e file. Menzioni un collega che non vede ancora l'elemento e le verrà proposto di dargli accesso, invece di lasciare una menzione senza effetto.
L'accesso finisce quando lo dice lei
Revochi un accesso e gli editor aperti passano in sola lettura nella sessione in corso, non al prossimo accesso. Chi sta scrivendo nel momento della revoca smette di scrivere.
La condivisione ha due risposte, non dodici
Lettore o editore, per elemento, più una modalità ristretta per i fascicoli che non devono seguire l'impostazione dello spazio di lavoro. I diritti che si possono enunciare a voce sono quelli che le persone applicano correttamente.
Team e ruoli per fascicolo
Stabilisca chi interviene su un fascicolo e a che titolo, con i ruoli che il suo studio usa davvero e un responsabile designato, così è il fascicolo a dire chi risponde, non il filo di e-mail.
Un'unica traccia di attività
Un flusso a livello di spazio di lavoro: che cosa è successo, su quale elemento, per opera di chi, con commenti e reazioni sulle voci stesse. È lì che si guarda quando occorre ricostruire una settimana.
Personale e condiviso, tenuti distinti
My Vault per il suo materiale di lavoro, Shared Vault per ciò che lo studio detiene in comune. La distinzione è strutturale e non una convenzione di denominazione da rispettare.
Un cliente non dovrebbe aver bisogno di un account per inviarle un atto
Le Drop Zone danno a un fascicolo un collegamento pubblico di caricamento che può proteggere con password, consegnare a un cliente o a un perito e rigenerare quando vuole rendere inservibile il precedente. I caricamenti arrivano nel fascicolo, e la controparte non ha mai bisogno di un posto nel suo spazio di lavoro per farle avere un documento.
Come trattiamo i suoi datiChe cosa chiedono gli studi prima di cambiare
Che cosa succede se modifichiamo la stessa frase in due?
Nulla che lei debba risolvere. La modifica avviene in tempo reale e non per file: c'è un documento, non due copie che convergono. Vede il cursore dell'altra persona e il suo testo mentre compare.
Posso revocare l'accesso immediatamente?
Sì, e ha effetto nella sessione aperta. Alla revoca, chi si trova nel documento passa in sola lettura invece di scoprirlo al prossimo accesso. È una scelta deliberata: lo scarto tra la revoca e la sua efficacia è esattamente dove si annida il rischio.
Quanto sono granulari i permessi?
Lettore o editore per elemento, più una modalità ristretta per i fascicoli che non devono seguire l'impostazione generale, e ruoli di fascicolo per dire chi interviene. Abbiamo tenuto il vocabolario volutamente ridotto: è sui modelli di permessi complessi che le persone finiscono per condividere più di quanto intendessero.
Possiamo lavorare con qualcuno esterno allo studio?
Per ricevere atti, le Drop Zone gli danno un collegamento di caricamento proteggibile con password e legato al fascicolo, senza account e senza posto. Per lavorare insieme dentro un documento, gli serve accesso allo spazio di lavoro come a qualsiasi altro collaboratore.
Esiste una traccia di chi ha fatto che cosa?
Esiste un flusso di attività a livello di spazio di lavoro con azioni, autori ed elementi toccati, e i documenti hanno una propria cronologia di versioni con istantanee denominate che può visualizzare e ripristinare. È una traccia di lavoro, non un registro esportabile di livello conformità.
Metta due persone in un documento
Apra la stessa bozza da due postazioni e revochi l'accesso a una di esse a metà frase. Richiede un minuto e risponde a gran parte delle domande qui sopra.