Die meisten Ablagesysteme scheitern nicht an schlechtem Entwurf, sondern daran, dass sie für Idealbedingungen gedacht sind und nicht für die Wirklichkeit aus Fristendruck, eingehenden Dokumenten und mehreren laufenden Mandaten.
Systeme, die tatsächlich tragen, sind einfach genug, um sie konsequent zu pflegen, flexibel genug für unterschiedliche Mandatstypen und robust genug, um den Betrieb eines laufenden Verfahrens oder einer Transaktion zu überstehen.
Die Psychologie eines Systems, das sich hält
Ein Ablagesystem, das im Moment des Ablegens zu viele Entscheidungen verlangt, wird aufgegeben. Ziel ist es, die richtige Ablage zum Weg des geringsten Widerstands zu machen, damit Dokumente auch in dichten Phasen dort landen, wo sie hingehören.
Das bedeutet: wenige Ordnerkategorien, klare Benennungsregeln und eine Struktur, die sich jeder Person sofort erschliesst, die das Dossier in die Hand nimmt, auch einer Nachfolgerin oder einem Nachfolger.
Zugänglichkeit und Sicherheit im Gleichgewicht
Dossiers müssen berechtigten Personen jederzeit zugänglich sein, auch um 23 Uhr vor einer Verhandlung. Zugleich müssen sie gegen unbefugten Zugriff geschützt sein, aus der Kanzlei heraus wie von aussen.
Cloudbasierte Dokumentenmanagementsysteme haben das Zugriffsproblem weitgehend gelöst und ermöglichen Fernzugriff mit Sicherheit auf Geräteebene. Die Sicherheitsfrage verlagert sich damit auf Zugriffsrechte, Protokollierung und darauf, dass geteilte Inhalte nicht versehentlich dem Anwaltsgeheimnis unterliegendes Material offenlegen.
Bei besonders heiklen Mandaten empfiehlt sich ein abgestuftes Zugriffsmodell: breit zugängliche Unterlagen für die Mandatsverwaltung, eingeschränkter Zugriff auf anwaltliche Arbeitsergebnisse und streng kontrollierter Zugriff auf Mandantengeheimnisse, die unter besonderen Umständen anvertraut wurden.
Papierdossiers gibt es in vielen Kanzleien weiterhin. Bei ihnen zählen ein fester Aufbewahrungsort, also derselbe Schrank und derselbe Abschnitt im Aktenraum, sowie Bezugsregeln ebenso viel wie die Ordnerstruktur.
Benennungsregeln beherrschen
Einheitliche, sprechende Dateinamen sind das wirksamste Einzelelement jedes Ablagesystems. Eine Datei mit dem Namen '2024-03-15_Muster gegen Beispiel_Nichteintretensantrag_EINGEREICHT.pdf' ist sofort verständlich, 'antrag.pdf' ist es nicht.
Legen Sie eine kanzleiweite Benennungsregel fest und setzen Sie sie mit Vorlagen, Schulung und, wo möglich, automatischer Umbenennung durch. Enthalten sein sollten: Datum im Format JJJJ-MM-TT, Mandatsname oder Mandatsnummer, Dokumenttyp und Status (Entwurf, Fassung, Eingereicht).
Das vorangestellte Datum sorgt dafür, dass Dateien standardmässig chronologisch sortieren, ein erheblicher praktischer Vorteil beim Durchsehen einer Mandatsgeschichte.
Einheitliche Benennung verbessert zudem die Trefferqualität KI-gestützter Dokumentsuche deutlich, da diese mit strukturierten, sprechenden Dateinamen besser arbeitet.
Digitale und physische Ablage
Die meisten Kanzleien führen ihre Dossiers heute überwiegend digital, doch die Ordnungsprinzipien bleiben dieselben: einheitliche Struktur, klare Benennung und Zugriffskontrollen.
Für digitale Dossiers bietet eine Standardordnerstruktur nach Mandatstyp, mit Unterordnern für Rechtsschriften, Beweiserhebung, Korrespondenz, Recherche und Verträge, einen vertrauten Rahmen über alle Mandate hinweg.
- 01_Rechtsschriften: sämtliche Eingaben an das Gericht, eingereichte Fassungen klar gekennzeichnet.
- 02_Beweiserhebung: geordnet nach Partei und Art der Erhebung.
- 03_Korrespondenz: Briefe und E-Mails mit Datum im Namen.
- 04_Recherche: Memos, Ausdrucke von Entscheiden und Recherchenotizen.
- 05_Verträge: unterzeichnete Verträge und Vergleichsvereinbarungen.
Technik zur Aufrechterhaltung der Ordnung
Dokumentenmanagementsysteme wie Clio, NetDocuments oder iManage automatisieren einen grossen Teil des Ordnungsaufwands und ergänzen Versionierung, Zugriffsprotokolle und Suchfunktionen, die manuelle Systeme nicht bieten.
KI-gestützte Werkzeuge können eingehende Dokumente inzwischen selbsttätig einordnen, Ablageorte vorschlagen und auf fehlende Unterlagen hinweisen. Der menschliche Aufwand für ein gut geordnetes Dossier sinkt dadurch spürbar.