La maggior parte dei sistemi di archiviazione non fallisce perché è progettata male, ma perché è pensata per condizioni ideali e non per la realtà fatta di scadenze, documenti in arrivo e più pratiche aperte contemporaneamente.
I sistemi che funzionano davvero sono abbastanza semplici da mantenere con costanza, abbastanza flessibili da adattarsi a tipi di pratica diversi e abbastanza solidi da reggere il ritmo di un contenzioso o di un'operazione in corso.
La psicologia di un sistema che dura
Un sistema che richiede troppe decisioni nel momento dell'archiviazione verrà abbandonato. L'obiettivo è rendere l'archiviazione corretta la via di minor resistenza, così che anche nei periodi intensi i documenti finiscano dove devono stare.
Significa ridurre le categorie di cartelle, usare convenzioni di denominazione chiare e rendere la struttura immediatamente comprensibile a chiunque prenda in mano il fascicolo, compreso un collega subentrante.
Equilibrio fra accessibilità e sicurezza
I fascicoli devono essere accessibili al personale autorizzato in qualsiasi momento, anche alle 23 prima di un'udienza. Devono al tempo stesso essere protetti da accessi non autorizzati, provenienti dallo studio o dall'esterno.
I sistemi di gestione documentale in cloud hanno in gran parte risolto il problema dell'accesso, consentendo il lavoro da remoto con sicurezza a livello di dispositivo. La questione della sicurezza si sposta ora sui controlli di accesso, sulle tracce di audit e sul garantire che la condivisione non esponga per errore materiale coperto dal segreto professionale.
Per le pratiche particolarmente delicate conviene un modello di accesso a livelli: documenti ampiamente accessibili per l'amministrazione della pratica, accesso limitato al lavoro professionale dei legali e accesso rigorosamente controllato alle confidenze del cliente ricevute in circostanze specifiche.
In molti studi i fascicoli cartacei esistono ancora. Per questi contano quanto la struttura delle cartelle una collocazione costante, cioè lo stesso armadio e la stessa sezione dell'archivio, e procedure chiare di prelievo.
Padroneggiare le convenzioni di denominazione
Nomi di file coerenti e descrittivi sono l'elemento singolo di maggiore impatto in qualsiasi sistema di archiviazione legale. Un file chiamato '2024-03-15_Rossi contro Bianchi_Istanza di rigetto_DEPOSITATO.pdf' è comprensibile a colpo d'occhio, 'istanza.pdf' non lo è.
Definite una convenzione valida per tutto lo studio e fatela rispettare con modelli, formazione e, dove possibile, strumenti di rinomina automatica. Inserite: la data nel formato AAAA-MM-GG, il nome o numero della pratica, il tipo di documento e lo stato (bozza, definitivo, depositato).
Il formato con la data in testa fa sì che i file si ordinino cronologicamente per impostazione predefinita, un vantaggio pratico enorme quando si ripercorre la storia di una pratica.
Una denominazione coerente migliora inoltre nettamente le prestazioni degli strumenti di ricerca documentale basati sull'IA, che lavorano meglio con nomi strutturati e descrittivi.
Organizzazione digitale e cartacea
La maggior parte degli studi moderni gestisce i fascicoli in forma prevalentemente digitale, ma i principi organizzativi restano gli stessi: struttura coerente, denominazione chiara e controlli di accesso.
Per i fascicoli digitali una struttura di cartelle standard per tipo di pratica, con sottocartelle per Atti, Istruttoria, Corrispondenza, Ricerca e Contratti, offre un quadro familiare in tutte le pratiche.
- 01_Atti: tutti i depositi in giudizio, con le versioni depositate chiaramente contrassegnate.
- 02_Istruttoria: organizzata per parte e per tipo di mezzo istruttorio.
- 03_Corrispondenza: lettere ed e-mail con la data nel nome.
- 04_Ricerca: memorandum, stampe di giurisprudenza e note di ricerca.
- 05_Contratti: contratti sottoscritti e accordi transattivi.
Usare la tecnologia per mantenere l'ordine
I sistemi di gestione documentale come Clio, NetDocuments o iManage automatizzano gran parte del lavoro organizzativo e aggiungono controllo delle versioni, registrazione degli accessi e funzioni di ricerca che i sistemi manuali non possono eguagliare.
Gli strumenti basati sull'IA sanno ormai classificare automaticamente i documenti in arrivo, suggerire dove archiviarli e segnalare i documenti mancanti, riducendo lo sforzo umano necessario a tenere un fascicolo ben ordinato.